Jak evidovat docházku na stavbě bez papírových deníků

Co zákon vyžaduje od zaměstnavatele?

Evidence musí zachytit začátek a konec odpracované směny, práce přesčas, noční práce, pracovní pohotovosti a práce v době pracovní pohotovosti (§ 96 zákoníku práce). Znění jsem ověřil k 27. 10. 2026.

• Dohody. Od 1. 10. 2023 musíte pracovní dobu lidí na DPP a DPČ evidovat „stejným způsobem, jako u zaměstnanců v pracovním poměru“ (MPSV).
• Forma. Paragraf 96 neříká, jestli na papíře, v tabulce nebo v aplikaci. Důležité je, aby se z evidence dal u každého člověka a dne vyčíst začátek a konec směny.
• Pokuta. Za nevedení evidence pracovní doby hrozí firmě nebo podnikající fyzické osobě pokuta až 400 000 Kč, za neposkytnutí přestávky až 1 000 000 Kč (§ 28 zákona o inspekci práce).

Přestávky na jídlo a oddech

Nejpozději po 6 hodinách nepřetržité práce musí člověk dostat přestávku aspoň 30 minut, mladistvý po 4,5 hodinách. Přestávku jde rozdělit, jedna její část ale musí mít aspoň 15 minut. Nesmí být na začátku ani na konci směny a do pracovní doby se nepočítá (§ 88 zákoníku práce).

Paragraf 96 přestávky výslovně nejmenuje, bez nich ale hodiny správně nespočítáte. Kdo byl na stavbě od 7:00 do 15:30 a měl půlhodinovou přestávku, odpracoval 8 hodin, ne 8,5.

Jak dlouho se docházka musí uchovávat?

Deset kalendářních let po roce, kterého se týká. Zákoník práce žádnou lhůtu neurčuje, ale § 96 zákona o nemocenském pojištění výslovně řadí „záznamy o evidenci docházky do práce“ mezi záznamy, které musíte 10 let uchovávat.

Docházku za rok 2026 tedy musíte mít k dispozici do konce roku 2036. Z papírových deníků jsou šanony, které musí 10 let vydržet. U aplikace s předplatným záleží na tom, jak dlouho dodavatel data drží a v jaké podobě je dostanete ven, až službu přestanete platit; u systému na míru obojí určíte v zadání.

Co potřebuje účetní každý měsíc?

Přehled po lidech a dnech, ze kterého spočítá mzdu:

• Odpracované hodiny po odečtení přestávek.
• Hodiny s příplatkem nebo náhradním volnem. Práce přesčas, ve svátek, v noci a o víkendu má vlastní pravidla odměňování (§ 114–118 zákoníku práce). Účetní proto musí vědět, kdy přesně kdo pracoval, ne jen kolik.
• Cesty. Cestovní náhrady náleží i za cestu mimo pravidelné pracoviště (§ 152) a stravné se řídí délkou cesty: 5 až 12 hodin, přes 12 do 18 hodin a přes 18 hodin (§ 163).
• Hodiny na DPP za kalendářní rok, protože u jednoho zaměstnavatele jich smí být nejvýše 300 (§ 75). Limity dohod a hlášení podrobně rozebírám v článku Rozpis směn brigádníků: limity DPP a DPČ.

Proč papír, Excel a WhatsApp zdržují a vedou k chybám?

Zákonu vyhoví i papír. Potíž je jinde: údaje vznikají na stavbě, ale podklady pro účetní se z nich skládají ručně v kanceláři.

Způsob	Kde se ztrácí čas	Kde vznikají chyby
Papírový deník	Na konci měsíce někdo sčítá hodiny, odečítá přestávky a přepisuje je pro účetní	Zápisy se doplňují zpětně a z paměti
Excel	Tabulku někdo plní, často dodatečně z papíru nebo ze zpráv	Překlep v čase nebo ve vzorci; kolují různé verze souboru
WhatsApp skupina	Zprávy „jsem na stavbě“ se samy nesečtou, na konci měsíce je někdo přepisuje	Zpráva zapadne nebo chybí odchod; mísí se pracovní a soukromé

Chyba z ručního přepisu se ukáže až ve výplatě, nebo se nenajde vůbec.

Kde končí obecná docházková aplikace?

Obecná docházková aplikace je postavená na tom, aby zapsala příchod a odchod a sečetla hodiny. Stavební firma ale potřebuje víc:

• Stavby. Lidé se během týdne střídají na více stavbách a vedení chce vědět, kdo je dnes kde.
• Nářadí. Výpůjčky nářadí jsou další evidence, kterou docházková aplikace řešit nemusí.
• Cesty. Kvůli cestovním náhradám je třeba vědět, kdo kam jel a kdy se vrátil.
• Export. Účetní chce podklady ve své podobě. U hotové služby určuje tvar exportu i pravidla výpočtu dodavatel, ne vy.

U hotových služeb navíc data leží v systému dodavatele. Co aplikace neumí, vede se dál vedle ní na papíře nebo v Excelu a přepisování zůstává.

Systém postavený pro vaši firmu začíná z druhého konce: od deníku, který dnes vedete, a od exportu, který chce vaše účetní.

Smí se docházka zapisovat podle polohy telefonu?

Ano, ale jen když to odůvodňuje povaha vaší práce, jen v rozsahu nutném pro docházku a zaměstnanci o tom musí předem vědět.

Zákoník práce zakazuje narušovat soukromí zaměstnanců otevřeným nebo skrytým sledováním bez závažného důvodu, který spočívá ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Pokud takový důvod máte, musíte zaměstnance přímo informovat o rozsahu kontroly a o způsobu, jakým probíhá (§ 316 odst. 2 a 3).

K poloze se vyjadřuje stanovisko č. 2/2017 evropské pracovní skupiny pro ochranu údajů, které česky zveřejnil Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Pro docházku z něj plyne:

• Sledování polohy přes telefon, firemní i vlastní, má být omezené na případy, kdy je pro oprávněný účel nezbytné.
• Stavět na souhlasu zaměstnance nejde: kvůli závislosti na zaměstnavateli ho zaměstnanci „téměř nikdy“ nemohou dát svobodně. Před nasazením zvažte, jestli jsou všechny údaje nutné.
• Lidé mají vědět, že ke sledování dochází, k jakému účelu a za jakých okolností.
• Údajů má být co nejméně, doba jejich uložení má být určená a co už není potřeba, se má smazat.
• U služebních aut stanovisko považuje právní základ pro sledování polohy mimo dohodnutou pracovní dobu za nepravděpodobný.

V praxi to znamená zaznamenávat polohu jen ve chvíli, kdy člověk zapisuje příchod nebo odchod, nikdy mimo směnu, a lidem písemně sdělit, co se zaznamenává, proč, kdo to vidí a jak dlouho se údaje uchovávají. Evidence podle § 96 vyžaduje časy, ne polohu, takže dobu uložení polohy si určete zvlášť. Konkrétní nastavení je dobré projít s právníkem nebo pověřencem pro ochranu osobních údajů. U systému na míru tato pravidla určujete vy v zadání, ne dodavatel aplikace.

Příklad z praxe: Stavebník pro Tomeček Bau

Předtím vedla stavební firma Tomeček Bau z Ostravice rozpisy směn, docházku i výpůjčky nářadí v ručně psaných denících.

Teď má jednu mobilní aplikaci Stavebník pro iOS a Android, kde je všechno na pár kliknutí:

• docházka na stavbách podle polohy telefonu, zaznamenané jen při zápisu příchodu a odchodu,
• přehled, kdo je na které stavbě,
• půjčování nářadí skenem čárového kódu a historie nářadí,
• měsíční docházka, kterou si účetní exportuje do Excelu s dopočítanými hodinami, přestávkami a dopravou.

Stavby, nářadí i podklady pro účetní jsou tak v jedné aplikaci místo několika deníků. Stavebník je v denním provozu od dubna 2026 a používá ho víc než 15 lidí. Postavil jsem ho zhruba za 1,5 měsíce. Během práce přišlo několik změn zadání a ke každé jsme se domluvili na termínu. Obrazovky a další fakta najdete v katalogu projektů.

Na co se zeptat, než systém objednáte?

Tyto otázky položte každému dodavateli, i mně:

1. Zapíše u každého člověka, i na dohodu, začátek a konec směny, přesčasu a noční práce?
2. Odečte přestávky a upozorní, když chybí?
3. Dá účetní export v podobě, jakou chce ona? Zeptejte se jí dřív, než začnete vybírat.
4. Ví, kdo byl na které stavbě, kdy odjel a kdy se vrátil?
5. Sčítá hodiny na DPP za celý kalendářní rok?
6. Zvládne i to, co dnes vedete v dalších denících, třeba výpůjčky nářadí?
7. Zaznamenává polohu jen při zápisu, nikdy mimo pracovní dobu?
8. Zvládne zápis na pár kliknutí i člověk, který s telefonem moc nepracuje, na iPhonu i Androidu?
9. Jak dlouho data uchovává a jak je dostanete ven? Docházku potřebujete 10 let.
10. Komu patří zdrojový kód?

U systému na míru jsou odpovědi na tyto otázky přímo zadání: projdeme je na první schůzce a v analýze, s podklady vaší účetní, a do zadání napíšu, co lidé zapisují v telefonu a co systém dopočítá sám. Na poslední otázku odpovídám rovnou: zdrojový kód patří vám.

Systém na míru u mě: postup a cena

1. První schůzka, zdarma. U vás ve firmě, v kavárně nebo online. Projdeme deník nebo tabulku, kterou dnes vedete.
2. Analýza, zdarma. Sepíšu, co systém bude umět, a dostanete pevnou cenu.
3. Vývoj, zhruba 1,5 měsíce. Polovinu ceny platíte po schválení zadání, než začnu pracovat. Když během práce přijde změna, domluvíme se na ní i na termínu.
4. Spuštění. Druhou polovinu platíte po spuštění. Zdrojový kód patří vám.

Systém na míru stojí od 60 000 Kč. Nejsem plátce DPH, takže k ceně nic nepřibude. Podrobnosti najdete na stránce Služby a ceny.

Chcete projít, jak u vás vedete docházku? Domluvit hovor